Agile w biurze rachunkowym? To możliwe
Zamykanie roku podatkowego to dla większości biur rachunkowych czas walki o przetrwanie, a nie planowej pracy. W małym poznańskim biurze, z którym współpracowaliśmy w ubiegłym sezonie, 5-osobowy zespół spędzał średnio 11 godzin dziennie przy biurku, próbując opanować stos 147 teczek z dokumentami. Wprowadzenie prostych zasad Agile pozwoliło nam odzyskać kontrolę nad kalendarzem bez zatrudniania dodatkowych rąk do pracy.
Kiedy kawa przestaje pomagać
Większość biur rachunkowych, które odwiedzamy w Poznaniu i okolicach, ma ten sam problem. Grudzień i styczeń to czas, w którym nikt nie odbiera telefonów od rodziny, a biurka znikają pod stosem papieru. W jednym z biur, gdzie pracował Robert Jankowski, sytuacja była krytyczna. 5-osobowy zespół obsługiwał 147 aktywnych klientów. Każda księgowa miała własny zeszyt z notatkami, co sprawiało, że nikt inny nie był w stanie przejąć jej pracy nawet na jeden dzień.
Problem polegał na braku jakiejkolwiek przejrzystości. Kiedy klient dzwonił z pytaniem o status deklaracji, księgowa musiała spędzić 12 minut na szukaniu odpowiedniej teczki. Dziennie takich telefonów było około 34. To daje prawie 7 godzin pracy całego biura zmarnowane tylko na szukanie informacji. Szczerze mówiąc, to był podręcznikowy przykład chaosu, który zjadał zyski firmy szybciej niż inflacja. Bez zbędnych ceregieli musieliśmy to przeciąć.
Sprinty zamiast maratonu do utraty tchu
Zaproponowaliśmy rozwiązanie znane z firm technologicznych: sprinty. Ustaliliśmy, że pracujemy w cyklach trwających dokładnie 14 dni kalendarzowych. Na początku każdego cyklu, w poniedziałek o 9:15, zespół spotykał się, żeby wybrać konkretne firmy do rozliczenia. Nie wszystkie naraz, ale dokładnie tyle, ile realnie dało się zamknąć bez siedzenia po nocach. Wybraliśmy 27 podmiotów na pierwszy ogień.
Kluczem była zasada: nie otwieramy nowego zadania, dopóki nie zamkniemy poprzedniego. W księgowości to trudne, bo zawsze brakuje jakiejś faktury, ale wprowadziliśmy 'poczekalnię'. Jeśli klient nie dosłał dokumentów w 48 godzin, zadanie lądowało w zamrażarce, a księgowa brała następne z kolejki. To pozwoliło uniknąć sytuacji, w której 19 procesów jest 'rozgrzebanych', a żaden nie jest skończony. Proste procesy, realne oszczędności czasu.
Jeśli zespół wiedział, że obrobi 23 firmy w dwa tygodnie, nie braliśmy 24. tylko dlatego, że klient głośno krzyczał.
Tablica zamiast 42 maili dziennie
Zamiast przesyłać sobie nawzajem statusy w Outlooku, powiesiliśmy na ścianie tablicę. Trzy kolumny: Do zrobienia, W trakcie, Sprawdzone. Każda karteczka to jeden klient. To proste narzędzie sprawiło, że w 3 sekundy było widać, gdzie mamy zator. Okazało się na przykład, że najstarsza stażem księgowa ma 14 karteczek w kolumnie 'W trakcie', a młodszy asystent tylko 2. Od razu przesunęliśmy prostsze zadania, żeby wyrównać obciążenie.
Dodaliśmy do tego codzienne spotkania 'huddle' o 8:45. Trwały one średnio 8 minut i 30 sekund. Nikt nie siadał, nikt nie otwierał laptopa. Każdy mówił, co zrobi dzisiaj i czego potrzebuje od reszty. Dzięki temu wyeliminowaliśmy zbędne spotkania w ciągu dnia, które zazwyczaj trwały po 45 minut i nic nie wnosiły. Wchodzimy, naprawiamy przepływ informacji i wracamy do merytorycznej pracy przy cyfrach.
Konkretne liczby po 3 miesiącach
Po kwartale pracy w tym trybie usiedliśmy do podsumowania. Liczymy każdą złotówkę, więc sprawdziliśmy koszty nadgodzin. W poprzednim roku w styczniu zespół wypracował łącznie 112 nadgodzin. W tym roku, przy tej samej liczbie klientów, nadgodzin było zaledwie 14. To oszczędność rzędu 4 800 PLN tylko na samej dopłacie do wynagrodzeń, nie licząc mniejszego zużycia prądu w biurze po godzinach.
Co ważniejsze, rotacja pracowników spadła do zera. Wcześniej, co roku po sezonie rozliczeniowym, przynajmniej jedna osoba składała wypowiedzenie z powodu przemęczenia. Tym razem, mimo że praca była intensywna, nikt nie czuł się zostawiony sam sobie z problemem. (Swoją drogą, jeden z klientów zapytał nawet, czy zatrudniliśmy nowych ludzi, bo odpowiedzi na maile zaczęły przychodzić w 3.2 godziny zamiast po dwóch dniach).
Zmniejszyliśmy liczbę nadgodzin o 87% w porównaniu do poprzedniego roku podatkowego.
Jak wdrożyć to u siebie?
Jeśli chcesz sprawdzić to u siebie, nie kupuj drogich szkoleń. Jutro rano kup tablicę i paczkę karteczek za 45 PLN. Zbierz zespół na 10 minut i zapytaj, co im najbardziej przeszkadza w pracy. Zazwyczaj usłyszysz o braku dokumentów od klientów lub o ciągłym przerywaniu pracy telefonami. Ustalcie jedną godzinę dziennie (np. 10:00-11:00), kiedy nikt nie odbiera telefonów i wszyscy tylko księgują. To pierwszy mały sprint, który da Wam oddech.
Pamiętaj, że Agile to nie religia, tylko narzędzie. Jeśli 14-dniowe cykle są dla Was za długie, róbcie 7-dniowe. Ważne, żeby mierzyć wyniki i nie brać na siebie więcej, niż zespół jest w stanie przełknąć. W primegrowthlab wierzymy, że proste metody dają najlepsze zyski. Jeśli utkniesz w martwym punkcie, po prostu spójrz na tablicę i zobacz, gdzie karteczki stoją w miejscu najdłużej. Tam jest Twój ukryty koszt, który musisz wyciąć.
