Odzyskanie 3800 zł miesięcznie na papierze biurowym

W hurtowni pracowało 25 osób, z czego 7 na samym magazynie. Każde zamówienie generowało średnio 4 kartki papieru — od WZ-ki po fakturę i potwierdzenie odbioru. Miesięcznie firma zużywała 118 ryz papieru, a koszty serwisu trzech wyeksploatowanych kopiarek wynosiły średnio 2100 zł netto miesięcznie.

Największym problemem był chaos w dokumentach. Średnio 14 faktur tygodniowo gubiło się między biurem a rampą, co opóźniało płatności od klientów o około 9 dni. Magazynierzy tracili łącznie 42 godziny miesięcznie na samo chodzenie do biura po poprawione wydruki. To był klasyczny przykład pieniędzy wyrzucanych w błoto przez brak prostych procesów.

Zaczęliśmy od policzenia każdej złotówki wydawanej na biuro. Przez 4 dni obserwowaliśmy pracę magazynu w Poznaniu, mierząc czas potrzebny na wystawienie jednego dokumentu. Zamiast kupować drogi system, postawiliśmy na proste rozwiązanie oparte na istniejącym systemie magazynowym i tabletach.

Skupiliśmy się na eliminacji najdroższego ogniwa — papieru. Robert Jankowski ustalił z zarządem Bud-Max, że wchodzimy, naprawiamy i wychodzimy, bez wdrażania skomplikowanych szkoleń. Wybraliśmy 8 tabletów o wzmocnionej obudowie (norma IP68), które wytrzymają upadki na beton w hali. Cały proces planowania zajął nam dokładnie 12 dni roboczych.

Wdrożyliśmy system cyfrowego podpisu na tabletach magazynowych. Kierowca dostaje teraz dokument PDF prosto na e-mail w momencie, gdy towar opuszcza rampę. Zlikwidowaliśmy 2 z 3 dużych drukarek, zostawiając tylko jedną do spraw krytycznych. Liczymy każdą złotówkę, więc zamiast drogich abonamentów na software, użyliśmy darmowych wtyczek do ich obecnego systemu.

Przeszkoliliśmy pracowników w 2 grupach po 4 osoby. Każde spotkanie trwało tylko 45 minut, bo procesy są proste i intuicyjne. Dodatkowo wprowadziliśmy automatyczne archiwum skanów, co skróciło czas szukania starej faktury z 10 minut do 12 sekund.

Wprowadzone zmiany pozwoliły hurtowni zaoszczędzić 3800 zł netto miesięcznie na samych materiałach eksploatacyjnych. Największą korzyścią okazał się jednak czas — magazynierzy przygotowują teraz o 18% więcej wysyłek w ciągu tej samej zmiany.