Jak skrócić obieg faktur z 6 dni do 28 godzin
Zaczęło się od tego, że główna księgowa w firmie transportowej pod Poznaniem spędzała 11 godzin tygodniowo na szukaniu brakujących podpisów. Faktury od 14 kierowców leżały na biurku prezesa, bo nikt inny nie miał uprawnień do ich zatwierdzania. Skróciliśmy ten czas do nieco ponad doby, zmieniając tylko 3 proste zasady wewnątrz biura.
Problem, który kosztował 3400 PLN miesięcznie
W małej firmie transportowej z 23 ciężarówkami każda faktura za paliwo czy serwis przechodziła przez ręce właściciela. Pan Janusz (imię zmienione) osobiście sprawdzał, czy kwota na dokumencie zgadza się z raportem z karty paliwowej. To powodowało, że dokumenty czekały na jego powrót z trasy lub spotkań średnio 146 godzin. W tym czasie księgowość nie mogła rozliczyć VAT-u, a mechanicy denerwowali się brakiem płatności za części.
Wyliczyliśmy, że przetrzymywanie faktur kosztuje firmę realne pieniądze. Przez opóźnienia firma traciła 2% rabatu u dostawcy części, co przy obrocie rzędu 170 000 PLN dawało sporą kwotę. Dodatkowo, księgowa marnowała 3.5 godziny tygodniowo na samo dzwonienie do szefa z pytaniem: Czy mogę to już zaksięgować? To był klasyczny zator, który nie wymagał nowej technologii, ale odblokowania decyzji.
Przetrzymywanie dokumentów to nie ostrożność, to ukryty koszt, który zjada marżę każdego dnia.
Zasada dwóch koszyków i delegacja uprawnień
Wprowadziliśmy prosty podział dokumentów na dwie grupy: do 1800 PLN i powyżej tej kwoty. Wszystkie mniejsze faktury, które stanowiły 83% całego stosu papierów, mogła zatwierdzać asystentka na podstawie prostego arkusza w Excelu. Sprawdzała tylko, czy numer rejestracyjny auta zgadza się z zamówieniem. Zajmowało to jej około 14 minut dziennie, zazwyczaj rano przy pierwszej kawie.
Dla faktur powyżej 1800 PLN przygotowaliśmy krótki formularz weryfikacji. Zamiast czekać na podpis szefa, kierowca musiał dołączyć zdjęcie dowodu dostawy zaraz po rozładunku. Dzięki temu dokumenty trafiały do biura czyste i gotowe do akceptacji. Robert Jankowski, nasz dyrektor, często powtarza: Liczymy każdą złotówkę, więc nie możemy pozwalać, by ta złotówka leżała zakurzona pod stertą papierów.
Efekty widoczne po 19 dniach
Po wdrożeniu tych zmian w październiku 2024 roku, czas od wpłynięcia faktury do jej zaksięgowania spadł z 6 dni do dokładnie 28 godzin. Najszybszy dokument przeszedł przez system w 2 godziny i 15 minut. Księgowa odzyskała prawie cały dzień roboczy w miesiącu, który wcześniej marnowała na pilnowanie papierów. Teraz zajmuje się analizą kosztów paliwa, co przynosi firmie realne oszczędności.
Co ważne, nie kupiliśmy żadnego drogiego systemu ERP ani oprogramowania w chmurze. Wykorzystaliśmy to, co firma już miała: darmowy arkusz kalkulacyjny i pocztę elektroniczną. Cały proces optymalizacji zamknął się w 3 spotkaniach roboczych. Bez zbędnych ceregieli ustaliliśmy, kto za co odpowiada i co się dzieje, gdy dokument jest błędny. Proste procesy to realne oszczędności.
Najlepsza optymalizacja to taka, która nie wymaga kupowania nowego komputera.
Jak wdrożyć to u siebie?
Zacznij od policzenia, ile faktur miesięcznie przechodzi przez Twoją firmę. Jeśli jest ich więcej niż 47, prawdopodobnie masz ten sam problem co nasz klient. Sprawdź, ile z nich to drobne kwoty, które nie wymagają Twojej osobistej uwagi. Ustal limit kwotowy, przy którym ufasz swoim pracownikom, i pozwól im działać. Wchodzimy, naprawiamy, wychodzimy — tak właśnie działamy w primegrowthlab.
Jeśli obawiasz się błędów, wprowadź wyrywkową kontrolę raz w miesiącu. Przejrzyj 7 losowych dokumentów i sprawdź, czy weryfikacja była poprawna. W naszym przypadku asystentka pomyliła się tylko raz w ciągu 3 miesięcy, a błąd opiewał na 42 PLN. To nic w porównaniu do tysięcy złotych odzyskanych dzięki szybszemu obiegowi dokumentów i spokoju w biurze.
